Rédiger un cahier des charges dans le cadre d’une collaboration avec une agence de communication ne doit jamais être pris à la légère. Cette étape stratégique permet de cadrer les échanges, de définir les attentes réciproques et de garantir un bon déroulement du projet.
En clair, c’est la fondation de votre future réussite digitale. Pour qu’il soit réellement utile et compréhensible par vos interlocuteurs, il doit être construit avec méthode et rigueur. Voici les étapes à suivre pour ne rien laisser au hasard.
1. Définir les objectifs et le contexte
Les malentendus sont fréquents lors d’une collaboration avec une agence de communication. Il arrive aussi que l’expertise du prestataire ne corresponde pas exactement à vos besoins, ou qu’il ne vous propose pas les solutions les plus adaptées.
Pour éviter ce genre d’écueils, il est recommandé de poser un cadre clair dès le départ. Commencez par identifier précisément vos objectifs :
- Pourquoi faites-vous appel à une agence ?
- S’agit-il d’augmenter vos ventes, de construire une image de marque cohérente, de lancer un nouveau produit, ou encore d’améliorer votre visibilité ?
En définissant clairement ces objectifs, vous facilitez la mise en place des stratégies adéquates.
Dans cette première phase, il convient aussi de contextualiser votre entreprise. Présentez votre secteur d’activité, votre positionnement sur le marché ainsi que vos actions de communication précédentes. Cela permettra à une agence de communication de mieux cerner vos besoins spécifiques et de s’y adapter efficacement.
2. Identifier les besoins
Pour progresser dans la rédaction de votre cahier de charges, vous devez définir vos attentes. Elles doivent être en lien avec les objectifs à atteindre. Souvent, les clients des agences de communication recherchent les actions suivantes :
- Campagne d’emailing ;
- Stratégie de contenu ;
- Accompagnement sur les réseaux sociaux ;
- Nouvelle identité visuelle ;
- Refonte du site web.
Ces idées d’actions peuvent vous orienter ou vous pouvez détailler des besoins plus spécifiques. Par ailleurs, il faut souligner que cette étape est aussi celle où vous devez préciser si vous recherchez une prise en charge totale ou partielle du projet.
De même, vous devez mentionner les plateformes concernées par le projet, les livrables attendus et leur type de format.
3. Indiquer les contraintes et spécifications
Quand on parle de spécification, il s’agit des aspects suivants :
- Délais : il faut préciser s’il y a des jalons intermédiaires ou une date butoir impérative à respecter ;
- Budget réservé : il doit être indiqué de façon précise ou sous forme de fourchette. Cela est nécessaire pour éviter que l’agence vous propose des services au-delà de votre capacité financière ;
- Exigences de qualité : il faut préciser vos chartes de ton éditoriales, vos principes en termes de validation et vos standards graphiques si vous en avez.
En ce qui concerne les contraintes, il s’agit de tout élément qui peut être un frein à la mise en œuvre du projet. Il peut s’agir par exemple d’outils spécifiques à mettre en place ou d’un partenariat avec un prestataire déjà existant.
4. Décrire le public cible et la charte graphique
À cette étape, vous devez donner tous les détails sur votre persona :
- Habitudes de consommation ;
- Localisation, âge et sexe ;
- Canaux de communication préférés ;
- Problèmes spécifiques ;
- Comportements numériques et centres d’intérêt.
Ces données sont importantes pour permettre à l’agence d’adapter ses formats et son message. Au-delà de fournir la description de votre public cible à l’agence, vous devez aussi mettre à sa disposition votre charte graphique : les typographies, codes couleurs, éléments graphiques récurrents, etc.
Grâce à ces informations, vous êtes sûrs que l’agence pourra vous proposer une stratégie en phase avec votre image de marque.
5. Choisir les indicateurs de performance
Le dernier point de votre cahier des charges doit concerner les points sur lesquels il faut se focaliser pour évaluer l’efficacité de la mission. Il faut souligner que ces indicateurs doivent être en accord avec vos objectifs de départ.
Vos KPIs doivent concerner par exemple le nombre de mentions dans la presse, le reach sur les réseaux sociaux et l’évolution du trafic web si vous avez l’intention de gagner en notoriété. Par ailleurs, on vous recommande d’indiquer dans le cahier une clause de réévaluation.
Il faut comprendre que pendant les premiers mois, certains indicateurs de performance peuvent ne pas être pertinents ou manquer d’évoluer avec le projet. Vous devriez alors avoir la possibilité de les modifier sans affecter le mode de fonctionnement du projet.
On vous conseille également de définir un calendrier de reporting. Il s’agit de mentionner si vous recherchez un suivi hebdomadaire ou mensuel, et dans ce contexte, le format et les outils du reporting à utiliser.
Que faire après avoir rédigé son cahier des charges ?
Une fois le cahier des charges élaboré, vous pouvez vous en servir pour identifier la meilleure agence de communication. Pour cela, commencez par faire une première sélection d’agences capables de satisfaire vos besoins.
Il suffit de vous renseigner sur leur domaine d’expertise, leurs références clients, leur positionnement et leur portfolio. Progressez en envoyant une copie de votre cahier des charges aux agences repérées. Elles devront vous faire des propositions allant dans le sens de vos attentes.
Faites ensuite un tri en organisant un entretien avec les structures vous ayant fait un retour. L’échange devra porter sur leur méthode de travail, leur compréhension du projet et les points importants qui vous tiennent à cœur. Pour faire un choix définitif, vous devez comparer les offres des agences sur le plan financier.